7 June 2024

Teknologi Digital untuk Peningkatan Mutu Apartemen di Seluruh Site Kelolaan ICM

Ilustrasi ISO 9001/Istimewa

ICM.CO.ID – Ragamnya fasilitas dan sistem yang ditawarkan setiap apartemen, tentu tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi. Seperti halnya, apartemen kelolaan Inner City Management yang terus meningkatkan mutu pelayanan dan fasilitas ke arah teknologi digital dan sistem yang mumouni.

ISO 9001

Kini layanan berbasis teknologi bukan lagi hal baru untuk para pengembang apartemen. Di tengan pesatnya pembangunan apartemen di kota-kota besar, tidak sedikit dari mereka menyediakan pelayanan dan fasilitas yang didukung sistem dan teknologi digital. Tujuannya adalah untuk memberikan pelayanan, kenyamanan, dan keamanan bagi penghuni. Hal tersebut Juga dilakukan oleh Inner City Management (ICM) untuk semua apartemen yang dikelolanya.

Pemanfaatan teknologi yang dilakukan oleh ICM, berkaitan dengan komponen-komponen pengelolaan yang sudah didukung dengan sistem. Salah satu yang menjadi keunggulan ICM adalah ICM sudah bersertifikat ISO 9001 tahun 2015 yang sebelumnya ISO 9001 tahun 2008 .

Sebagai informasi ISO 9001 tahun 2015 berisi tentang tujuh prinsip manajemen mutu yang dijadinkan sebagai pedoman dalam berpikir dan bertindak. Tujuh prinsip tersebut diantaranya Customer Focus, Leadership, Engagement of People, Process Approach, Evidence Based, Decision Making, dan Relationship Management. Dengan mengantongi sertifikat ISO 9001 tahun 2015, menunjukan bahwa apartemen yang dikelola oleh ICM telah berstandar internasional, baik dari segi mutu pelayanan dan aspek lainnya.

BACA JUGA: Untuk Apa Saja Dana IPL Digunakan dan Bagaimana Menghitung Tarifnya?

Untuk menjaga mutu pengelolaan agar tetap sesual dengan standar dunia ICM sebagai konsultan menempatkan seorang manajer apartemen di seluruh site apartemen. Seorang manajer apartemen bertanggung jawab pada setiap site dan berkewajiban memberikan laporan kepada ICM setiap satu kali dalam sepekan. Hai tersebut bertujuan agar ICM bisa mengontrol dan memonitor setiap apartemennya.

Selain menempatkan manajer apartemen di setiap site ICM juga membentuk tim support untuk masing-masing spesialis, seperti engineering support dan customer core. Hadirnya tim support bertujuan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan tanggap di setiap site sesuai dengan keahliannya masing-masing. Tentu saja, semua itu terus dilakukan sebagai upaya menjaga dan meningkatkan mutu apartemen.

Bentuk peningkatan layanan lainnya adalah dengan mengembangkan aplikasi ICM Tenant Management untuk kemudahan dan kenyamanan tenant. Aplikasi tersebut dapat diakses seluruh penghuni untuk mengecek tagihan listrik, air, juga pengaduan mengenai fasilitas, kebersihan, dan keamanan. Sedangkan. dari sisi internal, ICM juga telah mengaplikasikan beberapa sistem berbasis teknologi yang memberi kemudahan dan kelancaran operasional.

BACA JUGA: Sekilas Tentang Property Management

Sistem yang sudah berjalan, antara lain e-Procurement untuk tagihan pembelian dan pengadaan barang. Virtual Account untuk keuangan yang bekerja sama dengan beberapa bank dan didukung juga oleh tim audit dan eksternal audit yang bertugas mengontrol keuangan. Ada pula sistem Handover Management System untuk serah terima unit. Terakhir, sistem Human Resources Information System (HRIS) untuk karyawan seperti pengajuan cuti, atur jadwal, dan lainnya.

KOMUNIKASI

ICM telah menyosialisasikan seluruh sistem yang berjalan kepada penghuni agar tidak terjadi miskomunikasi. Salah satu bentuk komunikasi dalam segi kepenghunian adalah dengan diterapkannya Tata Tertib Hunian. Tata tertib tersebut berisi peraturan-peraturan, antara lain, tentang keterlambatan, denda, mengatur hewan peliharaan, dan access card.

Bentuk komunikasi berikutnya adalah dalam komunitas. Sering sekali penghuni bertanya mengenai kejadian tertentu di apartemen pada saat kumpul komunitas atau event. Untuk itu, sangat dianjurkan pimpinan site dapat berkontribusi ketika ada event atau kumpul komunitas. Hal tersebut bertujuan agar penghuni bisa lebih mengenal pimpinan site. Kedua, agar jika suatu saat akan mengajukan komplain, penghuni dapat menggunakan bahasa yang jauh lebih baik dan santai.

Komunikasi lainnya yang dilakukan oleh ICM, yaitu rutin mengadakan kuisioner di setiap site. Kuisioner biasa diadakan satu atau dua kali per tahun. Kuisioner, berfungsi untuk mengukur tingkat kepuasan: pelanggan mengenai fasilitas, kebersihan, keamanan, dan layanan parkir.

BACA JUGA: Ada Tomcat di Apartemen, Warga GMR Tak Panik, Ini yang Dilakukan Badan Pengelola

Terakhir, peningkatan mutu yang juga dilakukan secara rutin dengan melibatkan penghuni adalah dengan diadakannya simulasi kebakaran, edukasi, apabila terjadi pemadaman listrik dari PLN. Agenda lainnya yang rutin dilakukan, seperti buka puasa bersama, Imlek, Hari Kartini, Paskah, HUT RI, dan perayaan tahun baru.

TRAINING

Tidak hanya penghuni, upaya peningkatan mutu juga dilakukan oleh pengelola dan seluruh karyawan dari berbagai departemen, baik in house maupun Outsourcing. Khusus bagi karyawan dan Outsourcing yang baru bergabung, ICM mewajibkan mereka untuk mengikuti kegiatan Training Mandatory yang berlangsung selama 2 hari.

Training Mandatory adalah kegiatan bagi seluruh karyawan dan outsourcing untuk dapat mempelajari product knowledge dari setiap departemen. Selain itu, mereka juga dibekali pengetahuan mengenai OKD (Organisasi Keadaan Darurat) yang berkaitan dengan safety equipment di setiap site.

Selain Training Mandatory, dalam satu hari penuh mereka juga belajar mengenai hosptality, yaitu tentang tata cara greeting, grooming, handling complain, sikap melayani, dan masih banyak lagi.

ICM sebagai pengelola apartemen berharap, dengan sistem yang berjalan dan kegiatan yang diselenggarakan memberikan dampak positif bagi karwayan dan juga penghuni. ICM terus berupaya meningkatkan seluruh pelayanan secara digital sebagai upaya peningkatan mutu apartemen melalui pemanfaatan teknologi.

Melalui aplikasi ICM Tenant Management, ICM pun berharap agar semua kebutuhan penghuni bisa diaplikasikan hanya dalam satu mobile phone saja. Dengan begitu, aplikasi tersebut bisa dioptimalkan tidak hanya untuk mengecek tagihan listrik, air, dan memberikan laporan keluhan, tetapi juga bisa langsung membayar tagihan, pengajuan access card atau memproses member parkir. ***